Desde 2018, a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tornou a segurança das informações pessoais de clientes e consumidores uma das obrigações das empresas no Brasil.
Com base nessa exigência legal, a eliminação e incineração de documentos expirados e sem validade são soluções definitivas e seguras para as empresas que lidam com grandes volumes de registros físicos.
A LGPD não apenas estabelece obrigações tributárias, sociais e ambientais, mas também requer que as organizações protejam a segurança e privacidade dos documentos, tanto físicos quanto digitais, que contêm informações de pessoas físicas com as quais se relacionam, comercialmente ou não.
Qualquer vazamento de dados pessoais, seja intencional ou não, resulta em multas e penalidades para as empresas, que agora são responsáveis pela proteção das informações que passaram por seus registros e bancos de dados digitais.
Portanto, essa nova realidade demanda que instituições como bancos, financeiras, seguradoras, hospitais e empresas comprometidas com os princípios ESG melhorem continuamente a gestão de dados pessoais de terceiros, como clientes, consumidores e outras pessoas físicas, assim como o método de descarte desses registros/dados físicos e digitais sob sua responsabilidade.
Isso implica que as empresas devem manter ambientes, tecnologias e procedimentos totalmente seguros para evitar a exposição de dados pessoais desse público essencial para elas.
Quanto à destruição de arquivos físicos, é essencial contar com o suporte de empresas especializadas em serviços de descaracterização, destruição e destinação ambientalmente correta desses resíduos, incluindo documentos de papel, plástico e outros materiais.
No estado do Piauí, o Grupo Natus é especializado nessa área e trabalha para promover uma gestão eficiente e segura de resíduos, em total conformidade com a Política Nacional de Resíduos Sólidos – Lei Federal 12.305/2010.
Sabrina Nakayama, Supervisora Ambiental do Grupo Natus, destaca a importância desse trabalho para garantir a preservação ambiental e a segurança da população. Ela ressalta que a LGPD estabelece políticas para a proteção e descarte de dados no Brasil, abrangendo tanto acervos físicos, como arquivos, fichários, livros e pastas, quanto documentos digitais em computadores, HDs, centros de processamento de dados (CPDs), provedores, nuvens e outros meios de armazenamento. Portanto, as empresas precisam estar atentas ao descarte, pois as multas podem chegar a valores substanciais. “Atuamos com as soluções adequadas para o descarte correto e seguro dos documentos”, reverberou.
Entenda a LGPD
A LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Nº 13.709), foi sancionada em 14 de agosto de 2018. Esta legislação aborda a proteção de dados pessoais e traz modificações à Lei nº 12.965, de 23 de abril de 2014, conhecida como Marco Civil da Internet.
Em termos técnicos, o Artigo 1º da LGPD estabelece sua finalidade: “Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.
O centro da lei é a definição dos ‘dados pessoais’, referindo-se a “informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável”. A LGPD abrange diversas ações envolvendo o manejo de dados pessoais: coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
Além disso, a LGPD também classifica outras duas subcategorias de dados pessoais que devem ser cuidadosamente protegidas pelas empresas: dados pessoais sensíveis, que incluem informações sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, filiação a sindicatos ou organizações de caráter religioso, filosófico ou político, dados de saúde ou vida sexual, dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa natural; e dados anonimizados, que se referem a titulares que não podem ser identificados, utilizando meios técnicos razoáveis e disponíveis na época de seu tratamento.
Na prática, isso significa que as empresas que comprometem a privacidade e segurança cadastral das pessoas físicas, independentemente das consequências, estão sujeitas a sanções administrativas. Essas sanções variam de multas simples de até 2% do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado, a multas substanciais que podem atingir R$ 50 milhões por infração.
Riscos do descarte incorreto de documentos no meio ambiente
O descarte inadequado de documentos pode levar a problemas comuns nas cidades, como alagamentos e enchentes, especialmente nas áreas urbanas. Documentos descartados de maneira inadequada podem se juntar a outros resíduos urbanos, causando o entupimento de bueiros e a poluição dos rios. A obstrução das redes de esgoto, especialmente durante períodos de chuva, cria cenários desfavoráveis para a população.
Agora, considere esse descarte em larga escala, como em um escritório repleto de papéis acumulados. Todo esse material não deve ser jogado no lixo comum, pois essa ação é prejudicial ao meio ambiente. Além disso, esses documentos podem conter dados confidenciais, tornando a destruição segura dos documentos administrativos a opção mais adequada.